Mini Livro sobre a Fase de AGIR

Introdução

No dia a dia de um projeto/empreendimento, uma série de imprevistos ocorrem frequentemente, contribuindo para que o projeto/empreendimento ou atrase, ou gaste mais, ou precise de retrabalhos para resolver uma não conformidade na qualidade dos serviços. Além desses eventos incertos, ainda existem pedidos de mudança emitidos pelo cliente e mesmo pela equipe de execução, que impactam nas metas embutidas no Plano Base do projeto/ empreendimento.

A ação de REPROGRAMAR OS SERVIÇOS significa alterar de algum modo a execução dos serviços futuros previstos no planejamento, sem alterar o Plano Base, de modo a recuperar os desvios havidos na execução do Plano. Ou seja, são feitas mudanças na maneira de "atacar" o projeto, mantendo-se as metas de escopo, prazo, custos, qualidade, etc. Todo gerente deve entender que Reprogramar é um ato normal e rotineiro de CONTROLE.

DUAS DICAS IMPORTANTES:
Antes de prosseguir, saiba que você está "navegando" em uma atividade que chamamos de LIVRO, pois apresentamos os textos em páginas sequenciais, SEM que você siga para a próxima atividade.

Dica 1: Sumário do livro - Veja que abriu uma coluna nova à direita. Ela mostra o SUMÁRIO do livro. Se você quiser pular de página basta clicar na linha da página desejada.

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Setas em páginas depois da primeira e antes da última do "livro"
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AÇÕES TÍPICAS de um Gerente de Obras para REPROGRAMAÇÃO do Planejamento

	AÇÕES TÍPICAS DE REPROGRAMAÇÃO QUE O GERENTE PODE TOMAR:

Apresentam-se abaixo algumas alternativas típicas que aparecem na Administração por Projetos, quando se está com o cronograma de execução atrasado e é necessário definir uma REPROGRAMAÇÃO PARA OS SERVIÇOS futuros, de modo a recuperar o atraso:

• • • desenvolver em paralelo alguns serviços que antes eram sequenciais, de modo a reduzir o prazo final - esta alternativa fica inviabilizada quando não se tem gente disponível para fazê-las em paralelo;
      
      
    • desenvolver alguns serviços por equipes mais capacitadas ou de melhor produtividade, para reduzir os prazos de execução - o problema que aparece nesta solução é a dificuldade em encontrar equipes melhores e/ou no custo adicional típico destas equipes;
      
      
    • autorizar a realização de horas extra para reduzir o prazo de execução, tendo como ônus o custo adicional das horas extras - este tipo de solução é oneroso e quando se torna a rotina, acaba por sobrecarregar a equipe e reduzir sua produtividade, gerando atrasos do mesmo modo;
      
      
    • mudar o método de execução por um outro alternativo, que permita reduzir os prazos dentro de custos aceitáveis - este tipo de solução é sempre um pouco traumático, pois muitas vezes já se tem comprados materiais que no novo processo não serão usados, outras vezes a equipe executora que temos não está totalmente capacitada para executá-lo, entre tantos outros problemas;
      
      
    • procurar aumentar a produtividade geral da equipe e ir reduzindo prazos gradualmente, serviço por serviço, ao longo do prazo remanescente da obra.

Um Exemplo de REPROGRAMAÇÃO

	EXEMPLO DE REPROGRAMAÇÃO

Na figura abaixo é reproduzida a figura mostrada na Aba anterior, que mostra o cronograma do projeto após ter sido ATUALIZADO com as informações do que aconteceu na semana anterior. A título de lembrança, as atividades 2 e 4 foram realizadas como previsto, mas a atividade 5 - Realizar Levantamentos, apesar de iniciada no prazo, só foi realizada pela metade (50% realizada). A atividade 6 - Arquivar Documentos, que era para ter sido concluída, na prática a medição indicou que não foi realizada (notar que não é atividade crítica no Plano Base).

Esses diversos atrasos levaram a data de entrega a ser atrasada como indicado na linha 13 - Trabalho concluído. O losango branco representa a data meta do Plano Base e o losango preto, a data de entrega calculada ao atualizar os dados do projeto. O desafio do gerente é definir ações corretivas para colocar o projeto de novo nos trilhos, terminando quando devia terminar.

O gerente desse projeto, ao ver o Gantt acima, que mostra o resultado do Check = Verificar, percebe que existem algumas alternativas de como executar as atividades remanescentes de modo a ainda terminar o projeto no prazo. Primeiro ele analisa as atividades 5 - Realizar Levantamentos e a 6 - Arquivar Documentos e percebe que se a equipe trabalhar além das 8 horas diárias previstas, elas conseguem ser antecipadas um pouco. Como as férias coletivas se aproximam (veja que o cronograma mostra o mês de dezembro e note que existe um espaço com uma área mais escura, marcando o período de férias coletivas). O gerente conversa com os executores dessas atividades e negocia para que usem o banco de horas para antecipar o prazo calculado na fase de "verificação". Eles concordam e assim, o cronograma tem essas duas atividades reprogramadas para terminar um pouco antes do que a atualização dos dados estava indicando.

Mas isso ainda não resolve o atraso. O gerente então analisa as atividades 8 - Elaborar Relatório e 9 - Figuras e Tabelas para o Relatório e verifica que no Plano de Base as atividades seriam feitas em meio período, visto que os executores participam de dois projetos simultaneamente. O gerente identifica que projeto é esse e vai conversar com o gerente do outro projeto. Como as atividades do outro projeto não eram do caminho crítico, ele ajusta com o seu colega que os executores atuarão em tempo integral no primeiro dia e ficarão liberados no segundo dia, para atender o outro projeto. Assim, a duração dessas duas atividades podem ser reprogramadas de 2 para 1 dia de duração.

A figura abaixo mostra o resultado da implementação das ações acima descritas, nesse exemplo de como realizar uma reprogramação.

Notar que a linha verde representa a data da medição: tudo que está à esquerda no Gráfico de Gantt é passado, tudo que está à direita, é futuro.

Com essas informações das reprogramações digitadas no cronograma montado em MS Project, o gerente consegue fazer o projeto VOLTAR a ser concluído dentro da meta do Plano Base sendo perseguido. Esse cronograma reprogramado passa a ser a referência para a execução dos serviços remanescentes.

Note que o Plano de Base é mantido e o projeto vai gradualmente recuperando o atraso, com as reprogramações introduzidas nas atividades remanescentes do projeto.

REPLANEJAMENTO - A última alternativa do Gerente

	Entendendo o que é Replanejamento

Muito já foi explicado acima sobre a Reprogramação, pois ela representa a maioria das ações do Gerente de Obra.

Agora é hora de explicar sobre o Replanejamento:

E só deve ser exercitada quando ele já tentou todos os tipos de esforços que conhece para fazer com que os trabalhos voltem a seguir o Plano Base original, e mesmo assim, não foi possível recuperar o desenvolvimento dos trabalhos tanto em termos de prazo, custos ou qualidade. As penalidades de ter que alterar o seu "contrato" original podem ser grandes ou mesmo severas, dependendo de quem é o cliente.

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