CONCEPÇÃO DO SISTEMA ABC

Vale ressaltar que a concepção de um modelo ABC deve ser precedida de uma fase de planejamento bastante criteriosa, pois isso sem dúvida responderá pelo grau de eficiência do sistema. Recomenda-se portanto, além de uma profunda análise das diversas variáveis envolvidas, a adoção de uma metodologia de documentação durante a implementação do ABC, desde sua etapa de planejamento. A forma mais eficiente para se fazer tal documentação é a compilação dos dados relevantes no que pode se chamar de Manual do ABC, constituindo assim sua formalização e tornando-se fonte de futuras consultas. Os tópicos seguintes propõe a composição deste manual.

• • Definição Dos Objetivos e Abrangência: Tais definições devem estar documentadas no Manual do ABC, logo em sua introdução por exemplo, sob pena de se perder o foco do sistema e comprometer seus resultados. A importância dessas definições iniciais é comprovada ao longo do projeto, pois nelas estarão baseadas várias decisões posteriores.
  • Desenvolvimento da Estrutura dos Custos: Sugere-se que a estrutura dos custos identifique-os mediante três aspectos: Quem ou qual departamento gerou a necessidade de gasto? Onde ou em que processo/atividade foi gerado o gasto? Com quê item ou insumo foi realizado o gasto?

• • Estruturação do Plano de Contas das Atividades: Pode-se fazer tal estruturação após a análise do fluxograma operacional da empresa, decompondo o Processo do Negócio até que se chegue no mapa das atividades da empresa, como no exemplo abaixo:
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fonte: Baseado em: BRIMSON, James A. Activity Accounting: an Activity-Based Costing Approach.- New York: John Wiley & Sons. 1991.
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• • Identificação dos Recursos Consumidos pelas Atividades: Tomando por exemplo a atividade ‘Elaboração de Folha de Pagamento’, na área administrativa, e analisando-a sob o prisma do ABC, são identificados os recursos  ou insumos por ela consumidos. A título de exemplo pode-se dizer que tais recursos são energia elétrica(h), funcionário(h) e computador(h). Cada qual é consumido pela atividade através de uma base causal de alocação que nos três casos é a hora (h), chamada então de direcionador de custos dos recursos. Sendo as quantidades de horas necessárias de cada recurso para a execução da atividade, seus fatores de consumo de recursos.
    
    
  •  Desenho do Sistema de Informações do ABC: Abrange o conjunto de ferramentas que registram o fluxo de custos desde sua origem na requisição por qualquer departamento, passando pela compra ou contratação, pela aplicação, e culminando em sua apropriação no sistema de custos. É recomendável a padronização desse sistema na forma de impressos simples e de fácil manuseio, conforme os exemplos seguintes.

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Ficha de composição utilizada para orçamento:

Orçamento por Atividade – Resultante das fichas de composições unitárias:

Registro de Aplicação de Material – Devem ser utilizadas versões para equipamentos e pessoal:

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Ordem de Serviço – Destaca-se pela abrangência e praticidade:

• • Obtenção dos Resultados do ABC: Certamente a obtenção dos resultados do ABC acarretará em um número maior de cálculos do que o existente na contabilidade tradicional. Portanto, ao adotar o ABC deve-se lançar mão de soluções de informática para darem suporte ao sistema. As opções de softwares variam desde as planilhas eletrônicas até os sistemas específicos para o custeio por atividades disponíveis no mercado, passando pela possibilidade de desenvolver sistemas domésticos.

• • Uso das Informações e Interpretação dos Resultados – Registro x Controle: O objetivo da gestão de custos é permitir o controle e não apenas o registro dos gastos. A diferença entre ambos é que enquanto o primeiro possibilita o ‘diagnóstico’ de problemas em tempo hábil, o segundo pode servir apenas como ‘autópsia’ para apuração do insucesso gerencial. Após a obtenção dos primeiros resultados com o custeio por atividades, pode-se dizer que a empresa conta com um excelente sistema de registros, que para se tornar um sistema de controle, depende da utilização que se dará às suas informações. Um comportamento natural após a identificação de distorções de custos através do ABC, é a ação sobre as situações mais graves. No entanto, isso  não pode justificar uma postura apenas reativa na gestão da empresa, sem iniciativas de médio e longo prazo, na tentativa de melhorar a organização como um todo;

• • Relatórios Gerenciais: O uso das informações do ABC está diretamente ligado à forma de apresentação dos resultados, ou seja, de relatórios gerenciais. Em suma, a função dos relatórios gerenciais é dar contexto à tomada de decisões, com a máxima simplicidade possível e com um nível de informações adequado a cada profissional, entre diretores, gerentes e demais membros da equipe. Posteriormente será apresentado um modelo de relatório.

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Baseado no artigo: Gestão De Custos Em Empresas De Engenharia Através Do Abc – “Activity Based Costing” dos autores:

Luiz Fernando Cordeiro, Eng. Civil – 1996 - UFPR, Caminhos do Paraná S.A. - R. Luiz Fernando Gomes, 130 - Irati -PR
Fone: (0xx42) 423-2330 - e-mail: lfcordeiro@irati.com.br

Ronaldo Ardinal Ribas, Eng Civil – 1996 - UFPR, Petrofisa do Brasil Ltda. - BR-116 nº 02 Km 132 - Mandirituba - PR
Fone: (0xx41) 826-1531 - e-mail: petrofisa@zaz.com.br

Silvio Aurélio de Castro Wille, Eng. Civil – 1975 - UFPR; PhD – 1981 - Colorado State University, CEFET-PR e WANTEC S.C. Ltda, e-mail: silviow@professoreswille.com.br