Tanto os chefes de equipes como os gerentes e coordenadores/encarregados dos empreendimentos devem, no seu nível de responsabilidade, ACOMPANHAR E CONTROLAR o desenvolvimento das ordens de serviço (atividades) previstas para o dia, semana, quinzena e mês, de seus subordinados.
Relativamente ao Controle Direto (Controle Operacional), a preocupação principal do chefe de equipe, do encarregado e do mestre, em relação às atividades programadas, é a de manter os PRAZOS estipulados dentro de uma PRODUTIVIDADE prevista (uso de insumos) e uma QUALIDADE pré-estabelecida para o serviço.
Desta forma, o Controle Operacional vale-se dos apontamentos constantes nos Formulários de Coleta de Dados e seus respectivos Relatórios elaborados no dia a dia do Empreendimento, visto que ele exige análise e decisões rápidas.
O Controle Gerencial vale-se principalmente dos Registros e dos Relatórios de Apoio ao Controle, elaborados periodicamente (semanal, quinzenal ou mensal, dependendo do empreendimento), pois é através da COMPARAÇÃO ENTRE PREVISTO E REALIZADO que se detecta ANOMALIAS e que se pode propor alternativas para corrigir os problemas que venham a aparecer.
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Não é recomendável valer-se apenas de informações mantidas na "Memória" do Gerente: elas normalmente são insuficientes e incompletas (e às vezes, erradas)!
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Busca-se a administração da EXCEÇÃO, ou seja, do que está indo mal, visto que se espera ter uma quantidade sempre menor de exceções do que de normalidade.
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Para a empresa que busca um aprimoramento nos seus métodos de trabalho, da orçamentação e da programação de SERVIÇOS, o uso dos resultados obtidos é muito importante tanto para GERAR EXPERIÊNCIA como para gerar DADOS ESTATÍSTICOS para futuros trabalhos.
A análise por toda a equipe de obra e escritório envolvida em um empreendimento, das atividades em que as diferenças entre o programado e o realizado excederam a tolerância de 10%, por exemplo, permite detectar falhas e acertos, permite discutir alternativas para aprimoramento futuro, e acima de tudo, produz "experiência" através do debate e da troca de informações entre as pessoas.
Também os dados de homens-hora gastos além de 10% do planejado, permitem REVER e ANALISAR a forma em que a atividade foi conduzida, de modo a estabelecer o padrão a ser seguido no futuro, bem como, de modo a modificar os índices das Fichas de Composição de Custo Unitário correspondentes à atividade em questão. Deste modo pode-se chegar, por exemplo, a uma melhor qualidade no processo de orçamentação.
Deve-se procurar manter os formulários de acompanhamento e apoio ao Controle no MENOR NÚMERO POSSÍVEL, para evitar burocracia, perda de tempo e custos adicionais desnecessários.