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O CONTROLE DO PROJETO SEGUNDO O ICBv3 (IPMA, 2016)
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IPMA é a International Project Management Association, responsável pela publicação do ICBv3 - IPMA Competence Baseline version 3. |
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O material apresentado a seguir mostra a visão da IPMA sobre o tema.
Elemento de Competência 1.16 - Controle e reporte
Segundo o ICBv3 (IPMA, 2006) este elemento de competência "cobre o controle integrado e reporte do projeto. Controle é baseado nos objetivos do projeto, planos e contratos. Ele mensura o progresso e o desempenho atual do projeto, compara-os à linha de base e toma quaisquer ações corretivas que sejam necessárias."
"O ato de reportar (processo de elaboração e comunicação de informações utilizando vários meios) significa providenciar, informar e comunicar sobre o status do trabalho no projeto e previsões de seu desenvolvimento até o final do projeto ou programa. O reporte também inclui auditorias financeiras e revisões no projeto."
"Nos casos em que o gerente de projeto e/ou sua equipe são muito experientes, talvez seja suficiente e aceitável às partes interessadas reportar por exceção. Isto significa somente emitir um relatório quando há algo que precisa ser informado, seja monitorando via status regular ou por meio das atualizações do relatório."
"Um sistema integrado de informação e controle do projeto cobre todos os objetivos e os respectivos critérios de sucesso para as fases relevantes do projeto, bem como os requisitos das partes interessadas."
Possíveis passos do processo de CONTROLE E REPORTE, segundo o ICBv3 (IPMA):
- Estabelecer um efetivo sistema de informação do projeto.
- Monitorar o status do projeto e desempenho em datas específicas.
- Analisar objetivos, planos e identificar quaisquer desvios;
- Elaborar as previsões de tendência.
- Planejar alternativas e simular.
- Desenvolver e aplicar ações corretivas.
- Eventualmente ajustar os objetivos do projeto.
- Informar o status e desempenho do projeto às partes interessadas.
- Documentar as lições aprendidas e aplicá-las aos futuros projetos.
Na versão brasileira do ICBv3, dentre outras informações sobre Controle e Reporte, consta ainda:
"O controle do projeto combina as funções de planejamento, tomada de decisões e inspeção durante a atividade do projeto, em relação a tempo, custo e qualidade, visando assegurar que os diversos trabalhos realizados pelos diferentes participantes no projeto, em lugares distintos, se compatibilizem correta e efetivamente de maneira a atingir eficazmente os objetivos do projeto.
O controle eficaz do projeto inclui, ainda, as seguintes tarefas:
- Monitoração do desempenho em datas previamente definidas ou sempre que é atingido um marco importante;
- Aplicação de um sistema de autorização dos trabalhos e alterações;
- Planejamento de ações alternativas e realização de simulações;
- Ajuste ou modificação dos objetivos do projeto (revisões do plano).
Como regra, o progresso do projeto é documentado junto com sua execução, com base nos reportes produzidos ao longo do projeto.
Em um projeto podemos considerar os principais fluxos de informação:
- Do gestor de projeto para a equipe: distribuição de trabalho, documentos diversos de planejamento;
- Da equipe para o gestor de projeto: estimativas e previsões, relatórios de progresso dos trabalhos realizados;
- Do gestor de projeto para o patrocinador (e para as partes interessadas, consoante as especificidades de cada projeto): relatórios de situação do projeto."