As Quatro Etapas do Ciclo de Planejamento e Controle do Projeto

Na administração POR PROJETO, existem quatro grandes etapas ou fases que PRECISAM ser cumpridas para se garantir que os seus objetivos serão alcançados com SUCESSO:

• • • Fase 1: PLANEJAMENTO DA EXECUÇÃO
    • Fase 2: EXECUÇÃO PERIÓDICA com o adequado REGISTRO DO OCORRIDO
    • Fase 3: CÁLCULO DOS DESVIOS E ANÁLISE DE SUAS CONSEQUÊNCIAS NO FUTURO
    • Fase 4: REPROGRAMAÇÃO DOS SERVIÇOS para eliminar os desajustes (desvios) no que já foi executado, ou REPLANEJAMENTO, quando a reprogramação não tiver mais condições de garantir o cumprimento do plano original (É a última ação de controle)

Pode-se resumir o que foi apresentado acima, dizendo que devem existir as seguintes fases no ciclo geral de planejamento e controle de um projeto:

• • • a fase do PLANEJADO
    • a fase do EXECUTADO e com os devidos REGISTROS
    • a fase do CÁLCULO DOS DESVIOS E ANÁLISE DE SUAS CONSEQUÊNCIAS
    • a fase do REPROGRAMADO ou REPLANEJADO

O Ciclo PDCA

O ciclo apresentado por Dr. Shewhart, de Plan (Planejar) > Do (Fazer) > Check (Verificar) > Act (Agir) foi aplicado por Deming dentro de um contexto de um Ciclo de Melhoria. O ciclo PDCA é hoje parte fundamental de qualquer trabalho em Qualidade. (Kerzner, 1995, p. 1043)

O PDCA se constitui na prática em um método de gestão . Desta forma ele é um caminho para atingir as metas que venha a ser estabelecidas para o Gerente. No Gerenciamento da Qualidade ele é exaustivamente aplicado tanto direcionado para o esforço de manter a qualidade, como também, para o de melhorar a qualidade.

O ciclo PDCA e o Ciclo de Planejamento e Controle de Projetos na prática trabalham com os mesmos conceitos de Shewhart:

• • a fase do PLANEJADO equivale à fase de “PLAN” (Planejar)
  • a fase do EXECUTADO e com os devidos REGISTROS equivale à fase de “DO” (Executar);
  • a fase do CÁLCULO DOS DESVIOS E ANÁLISE DE SUAS CONSEQUÊNCIAS equivale à fase de “CHECK” (Verificar); e
  • a fase do REPROGRAMADO ou REPLANEJADO equivale à fase de “ACTION” (Agir)

Terminado o planejamento e iniciada a implementação, o ACOMPANHAMENTO e CONTROLE do andamento do Projeto/Obra/Empreendimento torna-se CRUCIAL para que se possa concluí-lo com SUCESSO.

Na maioria das vezes nem tudo vai ocorrer como se planejou. Um ACOMPANHAMENTO cuidadoso do executado permite que se possa, a qualquer hora, ter uma FOTOGRAFIA (dizendo "estou assim") adequada do que já foi feito até o momento.

O planejamento mostra o que se pretende fazer. O acompanhamento mostra O QUE FOI FEITO. Se forem colocados LADO A LADO, eles evidenciam as situações em que o desejado e o realizado apresentaram variações, ou seja, DESVIOS, permitindo identificar as situações em que a execução saiu do caminho originalmente traçado, e portanto, onde AÇÕES DE CONTROLE devem ser implementadas para deixar o trabalho de volta no rumo originalmente previsto.