Um negócio é uma operação industrial, comercial ou profissional envolvida na oferta de bens ou serviços. Aplica-se a organizações com fins lucrativos, bem como àquelas sem fins lucrativos.

Este elemento de competência abrange o impacto de questões de negócios sobre a gestão de projetos e vice-versa. Isso inclui as informações necessárias em ambos os lados a fim de garantir que as questões sejam devidamente abordadas e que os resultados de projetos (empreendimentos) estão alinhados com as necessidades do negócio.

Para ser totalmente eficaz e eficiente, a gestão de projetos precisa se inserir no ambiente de negócios.

A gestão de projetos está ligada à estratégia da organização, e seu propósito é permitir sua execução de acordo com as normas e diretrizes corporativas. Isso envolve aspectos organizacionais, legal, financeiro e econômico, recursos humanos, vendas, marketing e tecnologias da informação e comunicação.  Ao mesmo tempo, os projetos e/ou programas têm que elaborar entregas que satisfaçam às expectativas, reportar para permitir o controle gerencial e comunicar para manter a organização alinhada.

O início de um projeto ou programa representa cerca de 30% de seu sucesso

O início de um projeto ou programa representa cerca de 30% de seu sucesso. A fase de iniciação é o momento de finalizar as exigências e expectativas que a organização tem do projeto, a fim de determinar os recursos necessários e para definir a demanda de envolvimento e apoio requeridos da organização.

A fase de iniciação é também o ponto de motivar e envolver todas as partes interessadas e os participantes que têm um papel a desempenhar na execução do projeto ou programa. Aqui a abertura é necessária para evitar agendas escondidas e para obter um claro discernimento de todas as necessidades e expectativas individuais ou dos grupos participantes.

Na iniciação do projeto ou programa, o caso de negócio é discutido e aceito pelos participantes; um primeiro plano de projeto é desenvolvido e a primeira análise de risco é realizada, incluindo a primeira medida para mitigar os riscos.

Aspectos legais/regulatórios devem ser incluídos na agenda de iniciação, assim como investigar, com os outros participantes, quais aspectos legais/regulatórios têm influência sobre o projeto ou programa.

A demanda pela realização de um projeto ou programa provém da empresa. Por isso uma grande parte dos processos de gerenciamento no projeto tem forte relação com a forma como a organização opera.

Como os Processos de Gerenciamento de Projetos fazem INTERFACE com os negócios

No nível estratégico o negócio e o contexto legal são responsáveis pela criação de um ambiente no qual projetos possam ser eficazes. Isso inclui decisões sobre a forma como se organiza o trabalho dos projetos e programas, como a contabilização dos custos e receitas é definida, como a alocação e o desenvolvimento de recursos de projeto são organizados e como um projeto reportam e comunicam à gestão superior para garantir o controle e alinhamento com as necessidades do negócio.

Em nível tático o negócio e o contexto legal estão ligados a um projeto por meio do caso de negócio. O plano de negócio determina o que se espera a partir do programa ou projeto em termos de custos, riscos aceitáveis e receitas, a funcionalidade exigida dos resultados, o horizonte de tempo e os recursos necessários. Aqui a articulação com outros departamentos deve ser clara: do que o projeto necessita destes departamentos e o que eles podem esperar quando o projeto fornece entregas.

Em nível operacional a organização permanente tem que definir os requisitos de negócio das entregas do projeto. Também tem que garantir que ela está pronta para testar os resultados para aceitação e transferência para a empresa e explorar os resultados para alcançar as receitas projetadas.

Três grupos relevantes na organização de um projeto/empreendimento:

A organização de um projeto deverá refletir os grupos relevantes participantes em seu gerenciamento, bem como na sua execução e controle. Em todos os casos deve haver três diferentes papéis: o proprietário/patrocinador, que é responsável pelo plano de negócio; o(s) fornecedor(es), que tem/têm que cuidar dos recursos necessários, incluindo a oferta de competências necessárias; e o(s) usuário(s), que tem/têm que trabalhar com os resultados e entregar os benefícios.

Em vários papéis poderá haver mais de uma pessoa representando diferentes grupos participantes. O papel do proprietário/patrocinador, no entanto, deve ser atribuído a uma só pessoa.